a. Création d’un dépôt

Un dépôt en ligne peut être créé gratuitement. L’utilisateur remplit un formulaire en complétant les données suivantes:
1. le titre de l’oeuvre (éventuellementle titre provisoire)
2. le genre de l’oeuvre
Il est possible d’ajouter les noms et coordonnées de 4 coauteurs au maximum.

Ensuite, 4 fichiers numériques peuvent être liés au dépôt. Ces fichiers numériques doivent remplir les conditions suivantes:
• Maximum 10Mb / fichier
• Seuls les formats suivants sont admis: pdf (Adobe), ppt (Powerpoint), pptx (Powerpoint), xls (Excel), xlsx (Excel), gif (image), jpeg (image), jpg (image), png (image), heif (image), doc (Word), docx (Word), zip, rar, mdb (database), json, xml, openoffice, openxml, rtf, odt, ods, odp, cdf, ogg, avif (image), bmp (image), svg (image), tiff (image), webp (image), x-msvideo (video), mp4 (video), mpeg (video), ogg (video), mp2t (video), webm (video), 3gpp (video), 3gpp2 (video), acc (audio), midi (audio),x-midi (audio),mpeg (audio),ogg (audio),opus (audio), wav (audio), webm (audio), 3gpp (audio), 3gpp2 (audio), csv (text), plain (text).

Après validation du formulaire, les fichiers peuvent être chargés.

b. Confirmation du dépôt

Après la création du dépôt, l'utilisateur recevra une confirmation par e-mail. L'utilisateur peut créer un PDF du dépôt sur son compte avec les détails suivants :
• le nom
• le numéro de téléphone
• l’adresse e-mail
• la date du dépôt, la date d’expiration du dépôt
• le statut du dépôt
• le numéro de référence unique du dépôt
• le titre de l’oeuvre
• le genre du dépôt
• le nom, la taille et le type de chaque fichier chargé
• les sommes de contrôle MD5 & SHA256 de chaque fichier (voir plus bas: cryptage)

c. Preuve du dépôt: le certificat

En cas de juridiction ou de litige, l'usager peut demander à la SABAM de fournir une " preuve écrite " du dépôt : le certificat.
Comment demander un certificat ?
1. Connectez-vous à votre compte et accédez à l'aperçu des dépôts. Sélectionnez le dépôt à partir duquel vous souhaitez obtenir un certificat. Cliquez sur "certificat". Remarque : les certificats ne peuvent être créés qu'à partir de dépôts actifs.
2. Si vous ne disposez pas de "Crédits certificat", vous devez les acheter à l'avance. Un crédit coûte 15 euros et peut être commandé en ligne dans la boutique.
3. Après avoir cliqué sur "certificat", vous verrez apparaître une fenêtre indiquant qu'un certificat coûte 1 crédit. Après confirmation, le bouton "certificat" affiche la date de création du certificat. Cliquez sur la date pour afficher le certificat.
4. Vous pouvez maintenant créer un PDF du certificat. Cliquez sur "Télécharger le PDF" dans le coin supérieur droit. Le fichier PDF sera téléchargé dans le navigateur avec les fichiers téléchargés.
Le certificat contient les informations suivantes :
• le nom
• le numéro de téléphone
• l’adresse e-mail
• la date du dépôt, la date d’expiration du dépôt
• le statut du dépôt
• le numéro de référence unique du dépôt
• le titre de l’oeuvre
• le genre du dépôt
• le nom, la taille et le type de chaque fichier chargé
• les sommes de contrôle MD5 & SHA256 de chaque fichier (voir plus bas: cryptage)
Au bas du certificat, vous trouverez un cachet de la SABAM avec la date de création du certificat.
* Les fichiers du certificat peuvent être téléchargés au maximum 100 fois. Si vous avez atteint la limite, vous pouvez supprimer le certificat (cliquez sur “Suppression du certificat" dans le coin supérieur droit) et créer un nouveau certificat au prix d'un crédit.

d. Durée du dépôt

Les dépôts restent valables pendant un délai de 5 ans. L’auteur reçoit automatiquement un e-mail mentionnant l’expiration du dépôt, 3 mois avant la date d’expiration. La SABAM se réserve le droit de supprimer définitivement les dépôts expirés.

e. Prolongation du dépôt

Durée de la prolongation: 5 ans
Procédure:
1. L'utilisateur ouvre son compte et se rend dans “l’aperçu des dépôts”. Cliquez ici sur “prolonger”.
2. Une prolongation coûte 5 euros et peut être activée en achetant des "crédits de prolongation” dans la "Boutique” du OnlineDepot. Par prolongation, 1 crédit est utilisé et le dépôt est prolongé de 5 ans.
3. L'utilisateur reçoit une popup confirmant la prolongation du dépôt (y compris la durée).
4. Les dates figurant dans “l’aperçu des dépôts” ont été modifiées.

f. Cryptage

Afin d’éviter que des fraudes se produisent, pour chaque fichier sont calculés deux nombres de contrôle numériques: MD5 et SHA256. La méthode de calcul de ces deux nombres de contrôle est bien documentée, extrêmement sûre et mondialement acceptée comme standard. Il n’y a pas la moindre chance que deux fichiers avec des contenus différents génèrent des nombres de contrôle identiques. Toute modification du contenu des fichiers, aussi minime qu’elle soit, entraîne des nombres de contrôle tout à fait différents. Les nombres de contrôle sont envoyés par e-mail (voir: confirmation du dépôt). En cas de controverse mettant en cause l’authenticité des fichiers mis à disposition par la SABAM, un contrôle peut être effectué en recalculant les nombres de contrôle des fichiers mis à disposition et en les comparant avec les nombres que les déposants ont reçus à titre de confirmation au moment du dépôt. Etant donné qu’il est facile de calculer soi-même ces nombres de contrôle, il est possible de falsifier l’ e-mail de confirmation. Pour exclure complètement cette possibilité, l e-mail de confirmation est signé de façon numérique selon le principe de RSA. Toute modification du contenu de l’e-mail entraîne un contrôle de signature non valable. La signature numérique de l’e-mail est unique et infalsifiable. La combinaison des nombres de contrôle et de la signature numérique garantit l’authenticité des fichiers.

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